Contoh Dokumen Legal Aspek Pada Suatu Perusahaan Dan Cara Mendapakatkan Proyek IT Melalui Tender

1. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

Nomor Pokok Wajib Pajak biasa disingkat dengan NPWP adalah nomor yang diberikan kepada wajib pajak (WP) sebagai sarana dalam administrasi perpajakan yang dipergunakan sebagai tanda pengenal diri atau identitas wajib pajak dalam melaksanakan hak dan kewajiban perpajakannya.

Fungsi NPWP – NPWP Adalah nomor yang diberikan kepada Wajib Pajak sebagai sarana dalam administrasi perpajakan yang dipergunakan sebagai tanda pengenal diri atau identitas Wajib Pajak dalam melaksanakan hak dan kewajiban perpajakannya.

Adapun syarat kepemilikan NPWP diantaranya dengan mengisi formulir pendaftaran yang didapat dari Kantor Pelayanan Pajak kemudian melampirkan fotokopi Kartu Tanda Penduduk, atau paspor ditambah surat pernyataan tempat tinggal/ domisili yang bermaterai dari yang bersangkutan bagi orang asing (formulir tersedia di Kantor Pelayanan Pajak).

Berikut ini beberapa fungsi utama NPWP :

1. Untuk mengetahui identitas Wajib Pajak.
2. Untuk menjaga ketertiban dalam pembayaran pajak dan dalam pengawas administrasi perpajakan.
3. Untuk keperluan yang berhubungan dengan dokumen perpajakan, sehingga semua yang berhubungan dengan dokumen perpajakan harus mencantumkan NPWP.
4. Untuk memenuhi kewajiban-kewajiban perpajakan misalnya dalam Surat Setoran Pajak (SSP).
5. Untuk mendapatkan pelayanan dari instansi-instansi tertentu yang mewajibkan mencantumkan NPWP dalam dokumen-dokumen yang diajukan. Misal : – Dokumen Import (PPUD/ PIUD) – Dokumen Eksport (PEB) – Dan lain-lain. – Untuk keperluan pelaporan Surat Pemberitahuan (SPT) masa atau tahunan.

Selain itu adapun manfaat wajib pajak memiliki NPWP adalah sbb :

• Kemudahan Pengurusan Administrasi dalam
• Pengajuan kredit bank;
• Pembuatan R/K di bank;
• Pengajuan SIUP/ TDP
• Pembayaran pajak final (PPh Final, PPN, dan BPHTB,dll);
• Pembuatan paspor
• Mengikuti lelang di Instansi Pemerintah, BUMN, dan BUMD.
• Kemudahan pelayanan perpajakan
• Kemudahan pengembalian pajak
• Bebas dari pengenaan fiskal di luar negeri

2. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)

Surat Ijin Usaha Perdagangan atau SIUP sangat penting untuk para pelaku usaha. SIUP merupakan surat izin yang dibuat seorang pengusaha dalam hal ini pedagang agar bisa menjalankan bisnisnya. Orang atau badan yang mempunyai usaha perdagangan harus memiliki SIUP (surat izin usaha perdagangan). Surat ini berfungsi sebagai bukti atau alat pengesahan dari usaha pedagangan yang dijalankan.

SIUP Dikeluarkan oleh Peperintah Daerah untuk Pelaku usaha perseorangan atau  pelaku usaha yang telah berbadan hukum. Bukan hanya usaha besar yang membutuhkan surat izin usaha perdagangan ini melainkan juga untuk usaha kecil dan menengah.

Manfaat SIUP

Mengurus SIUP dibuat agar usaha yang Anda lakukan sekarang mendapat pengesahan dan pengakuan dari pihak pemerintah. Pembuatan surat ini dilakukan untuk mencegah terjadinya masalah yang dapat mengganggu kelancaran usaha di kemudian hari. SIUP (surat izin usaha perdagangan) harus dimiliki oleh:

1. Objek yaitu seluruh jenis usaha perdagangan mulai dari usaha kecil, menengah sampai usaha besar.
2. Subyek yaitu setiap perorangan maupun perusahan yang menjalankan usaha perdagangan baik usaha kecil, usaha menengah, atau usaha besar.

Berbagai Macam Kategori SIUP

Berbagai Macam Katergori Surat Izin Usaha Perdagangan SIUP. Berdasarkan kategorinya, Mengurus SIUP (surat izin usaha perdagangan) dibedakan sesuai dengan modal usahanya, baik kecil maupun besar. Ada pun kategori SIUP antara lain sebagai berikut.

• Surat izin usaha perdagangan kecil dibuat khusus untuk usaha yang mempunyai modal kekayaan bersih seluruhnya hingga Rp 200.000.000,00 (modal ini di luar bangunan dan tanah tempat menjalankan usaha perdagangan)
• Surat izin usaha perdagangan menengah dibuat khusus untuk usaha dengan modal kekayaan bersih seluruhnya antara Rp 200.000.000,00 hingga Rp 500.000.000,00 (nominal ini di luar bangunan tempat menjalankan usaha perdagangan)
• Surat izin usaha perdagangan besar khusus disediakan untuk usaha dengan modal kekayaan bersih seluruhnya dengan nominal lebih dari Rp 500.000.000,00 (nominal ini di luar bangunan dan tanah tempat menjalankan usaha perdagangan)

Fungsi Mengurus SIUP

• Fungsi Mengurus SIUP bagi pelaku usaha perdagangan, antara lain sebagai berikut.
• Sebagai alat pengesahan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk memperlancar masalah perizinan tempat usaha Anda.
• Dengan mempunyai SIUP (Surat izin usaha perdagangan), perdagangan ekspor impor akan lebih lancar.
• SIUP adalah salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam kegiatan lelang yang diselenggarakan oleh pemerintah.

Perusahaan yang dibebaskan dari kewajiban memperoleh SIUP

• Cabang/perwakilan perusahaan yang dalam menjalankan kegiatan usaha perdagangan mempergunakan SIUP perusahaan pusat.
• Perusahaan kecil perorangan yang memenuhi ketentuan.

3. Surat Pemberitahuan Tahunan Pajak (SPT PAJAK)
Berdasarkan Pasal 1 Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2007 Surat Pemberitahuan Tahunan adalah surat yang oleh Wajib Pajak digunakan untuk melaporkan penghitungan dan pembayaran pajak, objek pajak dan atau bukan objek pajak dan atau harta dan kewajiban, menurut ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan.

Fungsi SPT (Pasal 3 Undang-Undang Nomor 28 TAHUN 2007)

Bagi Wajib Pajak PPh, SPT berfungsi untuk melaporkan dan mempertanggung-jawabkan perhitungan jumlah pajak yang sebenarnya terutang dan untuk melaporkan tentang:

• Pembayaran atau pelunasan pajak yang telah dilaksanakan sendiri dan/atau melalui pemotongan atau pemungutan pihak lain dalam 1 (satu) tahun pajak atau bagian tahun Pajak;
• Penghasilan yang merupakan objek pajak dan/atau bukan objek pajak;
• Harta dan kewajiban;
• Penyetoran dari pemotong atau pemungut pajak orang pribadi atau badan lain dalam 1 (satu) masa pajak.

Mempertanggungjawabkan perhitungan jumlah PPN dan PPnBM yang sebenarnya terutang dan untuk melaporkan tentang :

• Pengkreditan Pajak Masukan terhadap Pajak Keluaran;
• Pembayaran atau pelunasan pajak yang telah dilaksanakan sendiri oleh Pengusaha Kena Pajak dan atau melalui pihak lain dalam satu masa pajak.

Bagi pemotong atau pemungut pajak, sebagai sarana untuk melaporkan dan mem- pertanggungjawabkan pajak yang dipotong atau dipungut dan disetorkannya.

Sanksi karena tidak menyampaikan SPT.

Sanksi bagi WP yang tidak menyampaikan SPT, dapat berupa sanksi administrasi ataupun sanksi pidana. Sanksi administrasi dapat berupa denda sebagaimana diatur dalam Pasal 7 UU KUP atau berupa kenaikan sebagaimana diatur dalam Pasal 13 ayat 3 UU KUP. Sanksi pidana dapat berupa kurungan atas tindak pidana kealpaan sebagaimana diatur dalam Pasal 38 UU KUP ataupun penjara atas tindak pidana kesengajaan sebagaimana diatur dalam Pasal 39 UU KUP.

A. Surat teguran atas SPT yang tidak disampaikan.

Apabila SPT tidak disampaikan sesuai batas waktu yang ditentukan atau batas waktu perpanjangan penyampaian SPT Tahunan, dapat diterbitkan Surat Teguran (Pasal 3 ayat 5a UU KUP). Penerbitan Surat Teguran, disamping merupakan bentuk pembinaan terhadap WP, juga merupakan syarat bagi dikenainya WP yang bersangkutan dengan sanksi administrasi berupa kenaikan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat 1 huruf b dan Pasal 13 ayat 3 UU KUP.

B. Sanksi administrasi berupa denda.

Pasal 7 ayat (1) UU KUP menyatakan apabila SPT tidak disampaikan dalam jangka waktunya atau batas waktu perpanjangan penyampaian SPT, dikenai sanksi administrasi berupa denda sebesar:

Rp 500.000,00 (lima ratus ribu rupiah) untuk SPT Masa PPN,

Rp 100.000,00 (seratus ribu rupiah) untuk SPT Masa lainnya,

Rp 1.000.000,00 (satu juta rupiah) untuk SPT Tahunan PPh WP Badan

Rp 100.000,00 (seratus ribu rupiah) untuk SPT Tahunan PPh WP Orang Pribadi.

Ayat (2) menyatakan bahwa “sanksi administrasi berupa denda diatas tidak dilakukan terhadap”:

1. WP Orang Pribadi yang telah meninggal dunia;
2. WP Orang Pribadi yang sudah tidak melakukan kegiatan usaha atau pekerjaan bebas;
3. WP Orang Pribadi yg berstatus sebagai W N A yg tidak tinggal lagi di Indonesia;
4. BUT yang tidak melakukan kegiatan lagi di Indonesia;
5. WP Badan yg tidak melakukan usaha lagi tetapi belum bubar sesuai dgn ketentuannya
6. Bendahara yang tidak melakukan pembayaran lagi;
7. WP yang terkena bencana, yang ketentuannya diatur dengan Per. Menkeu; atau
8. WP lain yg diatur dengan atau berdasarkan PMK.

Yang dimaksud dengan WP lain tersebut pada huruf h berdasarkan PMK No. 186/PMK.03/2007 adalah WP yg tidak dapat menyampaikan SPT dalam jangka waktu yg telah ditentukan karena keadaan antara lain : a. kerusuhan massal; b. kebakaran; c. ledakan bom atau aksi terorisme; d. perang antar suku; atau e. kegagalan sistem komputer administrasi penerimaan negara atau perpajakan. Penetapan WP tersebut dilakukan dengan Keputusan Dirjen Pajak.

C. Sanksi administrasi berupa kenaikan.

Sanksi administrasi berupa kenaikan dapat dikenakan melaui penerbitan SKP KB apabila SPT tidak disampaikan dalam jangka waktunya dan setelah ditegur secara tertulis, tetap tidak disampaikan pada waktunya sebagaimana ditentukan dalam Surat Teguran (Pasal 13 ayat 1 huruf b UU KUP). Dari Jumlah pajak dalam SKP KB yang diterbitkan ditambah dengan sanksi administrasi berupa kenaikan sesuai dengan Pasal 13 ayat 3 UU KUP.

D. Sanksi pidana kurungan.

Pidana kurungan dalam Pasal 38 UU KUP dikenakan terhadap setiap orang yang karena kealpaannya tidak menyampaian SPT.

Pasal 38 UU KUP tersebut berbunyi:” Setiap orang yang karena kealpaannya:

• tidak menyampaikan SPT; atau
• menyampaikan SPT, tetapi isinya tidak benar atau tidak lengkap, atau melampirkan keterangan yg isinya tidak benar sehingga dapat menimbulkan kerugian pada pendapatan negara dan perbuatan tersebut merupakan perbuatan setelah perbuatan yang pertama kali sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13A,

didenda paling sedikit 1 kali jumlah pajak terutang yg tidak atau kurang dibayar dan paling banyak 2 kali jumlah pajak terutang yg tidak atau kurang dibayar, atau dipidana kurungan paling singkat 3 bulan atau paling lama 1 tahun.”

Yang dimaksud dengan perbuatan yang pertama kali sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13A adalah “WP yang karena kealpaannya tidak menyampaikan SPT atau menyampaikan SPT, tetapi isinya tidak benar atau tidak lengkap, atau melampirkan keterangan yang isinya tidak benar sehingga dapat menimbulkan kerugian pada pendapatan negara, tidak dikenai sanksi pidana apabila kealpaan tersebut pertama kali dilakukan oleh WP dan WP tersebut wajib melunasi kekurangan pembayaran jumlah pajak yang terutang beserta sanksi administrasi berupa kenaikan sebesar 200 % dari jumlah pajak yg kurang dibayar yang ditetapkan melalui penerbitan SKP KB”.

E. Sanksi pidana penjara.

Pasal 39 ayat 1 huruf c dan d UU KUP menyatakan ”Setiap orang yang dengan sengaja:

• tidak menyampaikan SPT;
• menyampaikan SPT dan/atau keterangan yang isinya tidak benar atau tidak lengkap, terkena sanksi pidana antara 6 bulan s/d 6 tahun dan denda antara 2 s/d 4 kali.

Hak WP berkaitan dengan penyampaian SPT.

Berkaitan dengan kewajiban melaporkan penghitungan dan/atau pembayaran pajak, objek pajak dan/atau bukan objek pajak, dan/atau harta dan kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan melalui SPT, WP mempunyai hak-hak sbb :

• Memperpanjang jangka waktu penyampaian SPT Tahunan
• Membetulkan SPT
• Mengungkapkan ketidakbenaran pengisian SPT

4. Akta Notaris

Akta Notaris ialah Akta yang dibuat dihadapan atau oleh  Notaris.

Akta ini memiliki kekuatan pembuktian di hadapan pengadilan yang paling kuat dibandingkan alat bukti surat lainnya. Perbedaan utama dibanding akta lainnya adalah kesaksian Notaris terhadap kapan dan dimana serta siapa yang melakukan  perbuatan hukum yang tecntum dalam akta tersebut.

Surat yang digunakan sebagai alat bukti tertulis dapat dibedakan dalam Akta dan Surat bukan akta.

Akta juga dibedakan yaitu Akta Otentik dan Akta Di bawah tangan. Suatu surat  dapat dikatakan sebagai akta bila telah ditandatangai, dibuat dengan sengaja dan dipergunakan oleh orang untuk keperluan surat tersebut dibuat.

Di dalam KUHPerdata ketentuan mengenai akta diatur dalam Pasal 1867 sampai pasal 1880.

Perbedaan  antara akta otentik dan akta di bawah tangan ialah cara pembuatannya atau kapan akta tersebut dibuat. Akta otentik cara pembuatannya dilakukan oleh dan atau dihadapan pejabat pegawai umum (Pegawai Pencatat Sipil , Notaris, Panitera, Hakim, Juru Sita)

sedangkan akta di bawah tangan cara pembuatannya tidak dilakukan oleh dan atau dihadapan pejabat pegawai umum, tapi hanya oleh pihak yang berkepentingan saja. Contoh dari suatu akta otentik ialah akta notaris, surat berita acara sidang, vonis, proses perbal penyitaan,  kelahiran, surat perkawinan, kematian, dll, akta di bawah tangan termasuk juga surat surat perjanjian jual beli, perjanjian sewa menyewa rumah dll.

Fungsi utama dari akta adalah sebagai alat bukti. Akta Notaris  merupakan alat bukti yang sempurna bagi kedua belah pihak dan ahli warisnya serta sekalian orang yang mendapat hak darinya tentang apa yang dimuat dalam akta tersebut.

Akta Notaris  merupakan bukti yang mengikat yang berarti kebenaran dari hal-hal yang tertulis dalam akta tersebut harus diakui oleh hakim, yatiu akta tersebut dianggap sebagai benar selama kebenarannya itu tidak ada pihak lain yang dapat membuktikan sebaliknya. Menurut Pasal 1857 KHUPerdata, jika akta dibawah tangan tanda tangannya diakui oleh orang terhadap siapa tulisan itu hendak dipakai, maka akta tersebut dapat merupakan alat pembuktian yang sempurna terhadap orang yang menandatangani serta para ahli warisnya dan orang-orang yang mendapatkan hak darinya.

Dalam Undang-undang No.13 tahun 1985 tentang Bea Meterai dinyatakankan bahwa untuk surat perjanjian dan surat-surat lainnya dengan tujuan untuk digunakan sebagai alat pembuktian mengenai kenyataan,  perbuatan atau keadaandi bidang keperdataan maka dikenakan untuk itu dokumen tersebut dikenakan bea meterai.

Dengan tidak adanya  materai tersbut tidak berarti perbuatan hukumnya menjadi  tidak sah, melainkan cuma kurang memenuhi syarat sebagai alat bukti. Sedangkan untuk perbuatan hukumnya tetap sah karena sah atau tidaknya suatu perjanjian itu bukan ada tidaknya materai, tetapi ditentukan oleh Pasal 1320 KUHPerdata.

Jikalau  surat tersebut tidak diberi meterai dan akan digunakan sebagai alat pembuktian di pengadilan maka pemasangan meterai dapat dilakukan belakangan di kantor pos terdekat.

5. TDP (Tanda Daftar Perusahaan)

TDP atau singkatan dari Tanda Daftar Perusahaan adalah suatu bukti bahwa badan usaha atau yang berbentuk perusahaan telah terdaftar berdasarkan Undang-undang No. 3 Th. 1982 – UU – WDP (Wajib Daftar Perusahaan) pada Pasal 5 Ayat 2 yang berbunyi “Pendaftaran Perusahaan wajib dilakukan oleh Pemilik atau Pengurus/Penanggung Jawab atau Kuasa yang sah.

6. IMB (Izin Mendirikan Bangungan)

Izin Mendirikan Bangunan / IMB adalah izin yang diberikan oleh Pemerintah Daerah kepada orang pribadi atau badan usaha untuk mengatur, mengawasi dan mengendalikan setiap kegiatan pembangunan, perbaikan dan perombakan bangunan agar pelaksanaannya sesuai dengan tata ruang yang berlaku, yang bertujuan untuk menjaga ketertiban, keselarasan, kenyamanan dan keamanan bagi penghuninya dan lingkungan sekitar.

Contoh IMB dalam mendirikan rumah:

Proses pengurusan IMB

Skema tahapan pengurusan IMB:

Secara prinsip, bila dokumen lengkap, 5-7 hari kemudian akan diterbitkan IP. Dengan IP kita sudh bisa mulai membangun sambil menunggu IMB yang keluar 20-30 hari kemudian. Selama pembangunan, petugas daerah akan melakukan control berkala dan evaluasi di lapangan. IMB memiliki masa berlaku 1 tahun. Apabila dalam 1 tahun pembanguna belum selesai, maka harus mengajukan permohonan perpanjangan IMB. Bila tahun berikutnya masih belum selesai, maka harus mengajukan permohonan pembuatan IMB baru.

Setelah bangunan selesai, masih ada surat yang diperlukan yaitu IPB (Ijin Penggunaan Bangunan). IPB memiliki masa berlaku 10 tahun untuk rumah tinggal dan 5 tahun untuk bangunan non hunian. Bila masa IPB habis, maka pemilik harus mengajukan PKMB (Permohonan Kelayakan Menggunakan Bangunan). Dalam proses tersebut petugas akan memriksa kelayakan bangunan tersebut, terutama dari segi struktur dan konstruksinya.

Mekanisme Mendapatkan Tender Proyek IT 

E-Procurement adalah pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Fasilitas E-Procurement antara lain usulan pengadaan, pengajuan kebutuhan, undangan dan permintaan penawaran, penawaran/bidding, pengambilan dokumen lelang dan pengiriman dokumen lelang, serah terima barang dan jasa, berita acara dan manajemen vendor.

Internet telah muncul sebagai media yg efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan untuk melakukan transaksi bisnis online. semakin banyak perusahaan yang mengadaptasi media ini dalam melakukan pengadaan barang mereka. Keuntungan utama e-procurement meliputi pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventoro, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur. Sistem e-procurement membantu perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung.

Komponen-komponen dalam e-procurement :

Fitur utama e-procurement meliputi :

•  Katalog elektronik untuk item-item standar/inti.
• kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis
• memunculkan kembali daftar-daftar permintaan untuk item-item yang dibeli secara teratur
• jaur-jalur persetujuan yang menyatu untuk menjalankan kendali anggaran belanja
• kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detail

Terdapat 6 tipe dari e-procurement, yaitu : 

Web-Based ERP
Membuat dan menyetujui daftar permintaan, menempatkan daftar pembelian dan meneri barang dan jasa dengan menggunakan sistem software berbasis teknologi internet.

E-MRO
Hampir sama dengan web-based ERP namun barang dan jasa yang diminta adalah non-produk yang berkaitan dengan jasa pemeliharaan, perbaikan dan operasional.

E-Sourcing
Daftar informasi barang / jasa yang dipublikasikan oleh produsen dan penjual secara elektronik di situs e-procurement yang antara lain berisi nama, tempat, harga, spesifikasi teknis dan kualitas mengenai produk / barang tersebut.

E-Tendering
Pelelangan umum dalam rangka mendapatkan barang/jasa dengan penawaran harganya hanya dilakukan satu kali pada hari, tanggal, dan waktu yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan, untuk mencari harga terendah tanpa mengabaikan kualitas dan sasaran yang telah ditetapkan dengan mempergunakan media elektronik yang berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi dan informasi.

E-Reverse Auctioning
Penggunaan teknologi internet untuk membeli barang dan jasa sejumlah penyedia barang/jasa yang sudah dikenal maupun yang belum dikenal.

E-Informing
Mengumpulkan dan mendistribusikan informasi pembelian dari pihan internal dan external dengan menggunakan teknologi internet.